Tijdens vergaderingen komt het regelmatig voor dat je op zoek moet naar oplossingen voor bepaalde probleem en voor het laten slagen van oplossingen is draagvlak voor nodig. Eén van de taken als adviseur is daarom het communicatieproces tijdens meetings in goede banen te leiden. Jouw rol is dan niet het aandragen van oplossingen, maar het communicatieproces te ondersteunen met gerichte interventies. Daarmee kun je inspelen op gevoel, processen ondersteunen en groepsleden hiermee stimuleren zelf met een oplossing te komen. Door korte en gerichte interventies verlopen dusdanige meeting sneller en beter.
Drie lagen in de communicatie
Door het onderscheiden van niveaus in het communicatieproces kan een adviseur het gesprek goed ondersteunen. Een (advies)gesprek kent de volgende drie lagen:
- De inhoud van wat iemand vertelt;
- De procedure of de manier waarop iets wordt verteld;
- Het proces van de betrekkingen tussen de spreker en luisteraars, en de gevoelens tijdens de communicatie.
Deze drie lagen zijn constant tegelijk aanwezig bij een gesprek, maar worden uit elkaar gehaald om de communicatie te begrijpen. De adviseur kan kiezen op welk niveau hij of zij de interventie wil doen. Het proces vormt het fundament van de communicatie, want zonder goed proces is er geen effectieve procedure. Daarnaast zal het gesprek een matige inhoudelijke kwaliteit hebben zonder goed proces en heldere procedure.
Mogelijke interventies per niveau
- 1. Inhoud: Een interventie op het eerste niveau gaat over de inhoud van het gesprek, waarbij het onderwerp of het thema centraal staat. Je kunt in dit niveau vragen stellen over het wie, wat, waar of hoe.
- 2. Procedure: Bij niveau 2 ga je met een interventie in op de manier waarop informatie gegeven wordt, gevolgd door een vraag, een voorstel of een afspraak. Agenda’s moeten gemeenschappelijk zijn of de structuur van gespreksvoering moet voor de deelnemers gelijk zijn.
- 3. Proces: Het derde niveau is het meest lastig, omdat veel van wat zich afspeelt tijdens communicatie niet of nauwelijks te zien is. Non-verbale signalen helpen vaak bij het begrijpen waarom iemand iets zegt, net als de toon of het tempo (paraverbale signalen) veel zeggen. Goed kijken en luisteren helpt dus al veel bij het opnemen van procesinformatie. Dit niveau bestaat uit meningen, gevoelens en macht.
Training Adviesvaardigheden
Wil jij meer leren over het geven van advies? Tijdens onze training Adviesvaardigheden ontwikkel je een persoonlijke adviesstijl en bepaal je zelf welke van de aangeboden technieken en adviezen je integreert in je dagelijkse praktijk. Het hele adviesproces wordt doorlopen, van opdrachtaanvraag tot eindgesprek. Klik hier voor meer informatie over de training of om je direct in te schrijven.
