Het verbeter- en ontwikkelplan

Werknemers voelen zich vaak het meest gewaardeerd als de leidinggevende naar hen luistert. Aandacht hebben voor (jouw) medewerkers is daarom van groot belang. De Performance Management Cycle biedt handvatten om gedurende het hele jaar personeel te ontwikkelen en te begeleiden. Een verbeterplan wordt opgesteld wanneer er aanleiding is om verbetering in de werkzaamheden aan te brengen. Een ontwikkelplan gaat over groei en ontwikkeling, ook wanneer er geen directe aanleiding is om te verbeteren. Beide plannen kunnen voortkomen uit eenzelfde gesprek. Afhankelijk van de inhoud en het doel van het gesprek, wordt het een ontwikkel- of een verbetergesprek.

Het doel van een ontwikkelgesprek is dat medewerkers kunnen groeien en ontwikkelen, met als uitgangspunt dat er met plezier en enthousiasme wordt gewerkt om de organisatiedoelstellingen te bereiken. Een ontwikkelgesprek vormt de basis voor een open werkklimaat tussen medewerker en leidinggevende.

In een ontwikkelgesprek staat centraal:

• de verbetering, verdieping of verbreding van de uitoefening van de huidige functie;
• de ambities en talenten van de medewerker: wat zijn de ambities en talenten en hoe zet de medewerker deze zo optimaal mogelijk in?

Een ontwikkelgesprek vindt plaats aan het begin van het jaar. Er wordt samen met de medewerker vastgesteld welke ambities - en daaraan gekoppeld welke doelen - de medewerker heeft en wat er moet gebeuren om deze doelen te behalen. Dit kunnen zowel korte- als langetermijndoelen zijn. Tijdens het functioneringsgesprek halverwege het jaar kan worden gekeken in hoeverre de medewerker op de goede weg is en wat er verder nog kan worden ondernomen om ontwikkeling te stimuleren. Ook wordt gekeken hoe iemand functioneert in zijn huidige werkzaamheden. Kenmerkend in dit gesprek is dat het tweerichtingsverkeer is. De leidinggevende is minder aan het woord dan de medewerker.

Aan het eind van het jaar zal er een beoordeling plaatsvinden over het functioneren en de reeds behaalde doelen. Mocht iemand stagneren of onvoldoende resultaten hebben behaald dan kan er een verbeterplan worden opgesteld. In een verbeterplan worden doelen vastgesteld en concreet gemaakt waaraan de medewerker moet werken om weer een positieve beoordeling te krijgen. Er wordt strak toegezien op het behalen van deze doelen door minimaal één keer in de twee weken om de tafel te gaan en de vorderingen te bespreken. Er wordt van de medewerker verwacht dat hij zelf initiatief neemt en laat zien bezig te zijn met zijn ontwikkeling en dus verbeteringen. Het doel van een verbetergesprek is dat de medewerker tijdens zijn volgende functioneringsgesprek weer goed functioneert en zijn ontwikkeling vooruit gaat.

Waar moet een verbeter- of ontwikkelgesprek aan voldoen?

Er zijn verschillende formulieren die gebruikt kunnen worden voor zowel het ontwikkel- als verbetergesprek. In onze trainigen gaan we hier dieper op in en kijken we welke vragen het best passend zijn voor jouw organisatie. Belangrijk is dat de medewerker zelf geactiveerd wordt om mee te denken over zijn eigen ontwikkeling en verbetering. Dit kun je als leidinggevende stimuleren door open vragen te stellen, stiltes te laten vallen en de input te stimuleren door actief te luisteren.

Vraagtechnieken

Om alvast een beeld te geven volgen hier enkele interessante vragen die je kunt gebruiken in een ontwikkelgesprek:

Huidige situatie

• Is de medewerker op dit moment tevreden met zijn huidige functie?
• Past de functie bij zijn kennis, ervaring, talenten en ambities?
• Wenst de medewerker op dit moment een aanpassing van taken binnen zijn huidige functie? (Denk bijvoorbeeld een verbreding van taken, verdieping van taken (specialisatie), een coördinerende rol, bepaalde taken niet meer uitoefenen etc.)
• Welke verbeteringen zien de medewerker en de leidinggevende in de huidige werkzaamheden? (Denk bijvoorbeeld nieuwe taken, efficiënter werken, nieuwe kennis opdoen en deze in de praktijk brengen, kennis delen met collega’s etc.)
• Wat is er nodig om bovenstaande punten te realiseren en wat spreken medewerker en leidinggevende hierover af?

Ambities

• Wil de medewerker binnen twee jaar wijzigen van functie? (Denk hierbij aan promotie, horizontale doorgroei of een functie met minder verantwoordelijkheden etc.)
• Welke ambities heeft de medewerker op langere termijn?
• Wat is er nodig om de genoemde ambities van de medewerker binnen de termijn van twee jaar te bereiken en wat kan daarover worden afgesproken tussen medewerker en leidinggevende?
• Is het voor de medewerker en leidinggevende duidelijk welke loopbaanmogelijkheden er zijn binnen het bedrijf?

Talenten

• Welke talenten heeft de medewerker, datgene waarin hij opvalt en goed kan?
• Zijn er talenten die de medewerker heeft en die (nog) niet of onvoldoende worden ingezet in het werk?

Ben je leidinggevende en zou je graag ondersteund willen worden in het voeren van de verschillende gesprekken uit de gesprekscyclus? Of ben je medewerker en wilt u graag aan de slag met uw ontwikkelpunten? Neem contact op met één van onze trainingsadviseurs voor advies of een vrijblijvende offerte.