Van het maken van een simpele tabel tot aan het opvragen van gegevens met behulp van filters en query’s, de mogelijkheden in het programma Access zijn eindeloos! Access heeft veel weg van Excel, met als verschil dat je in Access relaties tussen verschillende tabellen kunt leggen. Doordat het programma slim gebruikt maakt van een grafische interface, ben ook jij als (beginnend) gebruiker in staat om zelf een database op te zetten. Om een goed beeld van Access te krijgen, bespreken we in deze blog de belangrijkste mogelijkheden binnen het programma. Zo kom je erachter of Access een geschikt programma is voor jouw werkzaamheden!
Tabellen
De basis van vrijwel alle Access bestanden bestaat uit tabellen. In deze tabellen kun je zelf informatie invoeren die je nodig hebt en kun je verschillende tabellen die in relatie tot elkaar staan aan elkaar linken. Het is erg belangrijk om de tabellen in het begin goed op te zetten en ze goed aan elkaar te linken, want anders loop je later in het proces tegen onjuistheden aan. Elke rij in een tabel heeft een uniek zogenaamd ‘ID nummer’, welke je nodig hebt om naar iets uit een tabel te kunnen verwijzen. Dit ID nummer heb je nodig om te kunnen verwijzen naar ‘iets’ uit je tabel met een unieke naam, de rijen zelf hebben namelijk geen unieke waardes.
Primaire velden
De primaire velden binnen een tabel bevatten een unieke naam die je nodig hebt om de verschillende rijen in een tabel van elkaar te kunnen onderscheiden. De reden dat Access werkt met unieke namen in de primaire velden heeft te maken met het volgende. Stel dat er namen in de tabel voorkomen, en dat er meerdere mensen zijn die de achternaam ‘de Boer’ hebben, dan ziet het systeem geen verschil tussen bijvoorbeeld Eva de Boer en Emma de Boer, terwijl het toch echt om twee verschillende personen gaat. Zo’n unieke naam kan dan het verschil maken in een tabel. Deze unieke naam zou je daarom zelfs kunnen vergelijken met een burgerservicenummer (BSN) of of sofi nummer, waarmee de overheid als het ware iedere persoon een unieke code heeft gegeven om mensen van elkaar te kunnen onderscheiden.
Verwijzingsvelden
Een verwijzingsveld wordt gebruikt om naar een andere tabel te kunnen doorverwijzen. Hierdoor ben je in staat om van een kolom een ‘opzoeken en relatie’ kolom te maken, waarmee je kan verwijzen naar een andere tabel. Misschien vraag je je af wanneer je gebruik maakt van zo’n verwijzingsveld. Dat kan bijvoorbeeld in de volgende situatie.
Stel, je wilt onderzoek doen naar de bedrijfscultuur binnen een grote landelijke organisatie waarbij je beschikt over een bestand waarin je de gegevens van alle werknemers van de organisatie hebt opgeslagen (naam, adres, personeelsnummer). Op een bepaald moment besluit je om met verschillende personen uit dit bestand een interview te houden om meer informatie over de werksfeer te verkrijgen. Het is dan wel zo handig om een apart bestand te maken waarin je bij kan houden met wie van de werknemers je allemaal hebt gesproken om misverstanden te voorkomen. Via Access zou je dan een apart formulier kunnen aanmaken, waarin je bijhoudt met wie je hebt gesproken op welke datum en op welke locatie het interview plaatsvond. Om dit te kunnen linken aan een persoon die je terug kan vinden in het eerste bestand waarin je alle gegevens van alle werknemers hebt opgeslagen, heb je een uniek kenmerk nodig. Dit zou bijvoorbeeld het unieke personeelsnummer waar elke werknemer over beschikt kunnen zijn. In het verwijzingsveld hoef je dan dus enkel dit personeelsnummer in te voeren, waardoor Access daar automatisch een naam en adres aan linkt.
Formulieren
In het bovenstaande voorbeeld spraken we al over formulieren. Dit betreft een functie binnen Access waarbij je gemakkelijk informatie uit de gewenste kolommen van een tabel om kan zetten naar een formulier. Als je dit formulier eenmaal hebt gecreëerd, kan je via een eenvoudige interface alle gegevens invullen om een nieuwe rij toe te voegen zonder dat je deze in de aan het formulier gelinkte tabel hoeft toe te voegen. Hierdoor kun je niet per ongeluk een fout maken of een eerder toegevoegde rij verwijderen. Handig toch?
Training Access
Denk je na het lezen van deze blog dat Access misschien wel eens een handig programma voor jou zou kunnen zijn, maar weet je niet hoe je beste kan beginnen met informatie verwerken via Access? Dan hebben wij de perfecte training voor jou! In onze tweedaagse training Access Basis leer je namelijk alle basisvaardigheden die je nodig hebt om met Access uit de voeten kunnen. Van het maken van een eenvoudige tabel tot het opvragen van gegevens met filters en query’s en van het maken van handige invulformulieren tot de presentatie van de informatie in verschillende rapporten. Na het volgen van deze training beschik jij over de kennis en vaardigheden om werken in Access voortaan tot een succes te maken. Klik hier voor informatie over de training.
