De meeste leidinggevenden ontkomen er niet aan; slechtnieuwsgesprekken voeren hoort er soms helaas bij. Vaak gaat het om confronterende gesprekken die bij zowel de leidinggevende als de werknemer verschillende emoties kunnen oproepen. Momenteel zullen deze gesprekken veelal online plaatsvinden. Dit brengt een extra uitdaging met zich mee; hoe breng je slecht nieuws het beste over via online communicatie middelen? Lees hieronder 5 tips die jou kunnen helpen om een online slechtnieuwsgesprek te voeren.
1. Plan het gesprek op tijd
Er is nooit een goed moment om een slechtnieuwsgesprek te moeten houden, maar stel dit gesprek niet uit. Op deze manier geef je de persoon met wie je dit gesprek moet voeren namelijk het idee dat je belangrijke en cruciale informatie voor hem of haar achterhoudt. Als het gesprek dan eenmaal plaatsvindt, kan dit leiden tot onnodig veel beladenheid wat vaak gepaard gaat met negatieve emoties zoals woede en frustratie. Je zou dus kunnen stellen dat slecht nieuws uitstellen alleen maar leidt tot een moeilijker gesprek.
2. Transparante communicatie
Geef gelijk aan het begin van het gesprek aan waar het om gaat. Normaal gesproken tijdens een fysiek gesprek is het het beste om direct met de deur in huis te vallen, zodat de ander weet waar hij of zij aan toe is. Dit geldt ook voor een online slechtnieuwsgesprek. Zorg er dus voor dat je transparant bent: dit wordt vaak gezien als de meest oprechte manier om een vervelende boodschap over te brengen.
3. Empatisch vermogen
Online is het misschien iets lastiger om de reactie van een ander goed in te schatten, maar toch is dit een belangrijk aspect van een slechtnieuwsgesprek. Wanneer de boodschap is geland is het belangrijk om de reactie af te wachten van de andere personen. Emoties die naar boven kunnen komen zijn onder andere: berusting, verdediging, ontkenning, herhaling of zelfs agressie. Belangrijk is in ieder geval dat je iemand de tijd gunt om zichzelf te uiten. Als je iemands reactie niet helemaal kunt peilen doordat je bijvoorbeeld aan het videobellen bent en je iemands gezicht niet helemaal goed kan zien, durf dan aan de persoon te vragen hoe hij of zij zich voelt onder dit slechte nieuws. Op deze manier kun je alsnog inhaken op wat die persoon zelf aangeeft, door je in te leven in zijn of haar situatie.
4. Bied nazorg aan
Om het gesprek niet al te abrupt te beëindigen is het een goed idee om van te voren na te denken over hoe de situatie zich verder zal ontwikkelen na afloop van het gesprek. Het is belangrijk om aan te geven dat je begrijpt dat het slechte nieuws onverwacht is en dat je de persoon de tijd gunt om het nieuws te laten bezinken. In geval van een beëindiging van een dienstverband is het wel zo netjes om later nog een afspraak in te plannen om alles goed met elkaar af te kunnen sluiten.
5. Realiseer jezelf dat het niet jouw schuld is dat het gesprek online plaatsvindt
Tenslotte is het belangrijk dat je niet vergeet dat ook jij er niets aan kunt doen dat het gesprek online plaatsvindt. Het is in deze omstandigheden nu eenmaal niet anders. Daarbij heeft het voeren van een online slechtnieuwsgesprek één groot voordeel: de persoon met wie je het gesprek aangaat bevindt zich (waarschijnlijk) in zijn eigen huis, en niet op kantoor of op een andere locatie. Dit betekent dat hij of zij zich na het gesprek terug kan trekken in een vertrouwde omgeving, zonder eerst andere mensen te woord te moeten staan. Je kunt je vast voorstellen dat als je bijvoorbeeld net hebt gehoord dat je ontslagen bent, je liever de collega’s van je afdeling vermijdt na een dergelijk gesprek.
Training slechtnieuwsgesprekken voeren
Learnit biedt een training ‘Slechtnieuwsgesprekken voeren’ aan, waarin je onder andere leert hoe je een dergelijk gesprek het beste kunt voorbereiden, hoe je een gesprek het beste kunt structureren en met welke valkuilen je rekening moet houden. Tijdens deze training van een dag, komt niet alleen theorie aan bod maar ga je ook zelf interactief aan de slag met oefeningen. Dit zorgt ervoor dat jij aan het eind van de dag over de vaardigheden en het vertrouwen beschikt om de volgende keer een slechtnieuwsgesprek te moeten voeren. Klik hier om te lezen over de training of om je direct aan te melden.
