Voor het maken van notities van een vergadering wordt vaak een notulist aangesteld. Andere benamingen voor notulist zijn bijvoorbeeld notulant, griffier of secretaris. Het maken van notulen wordt gedaan aan de hand van verschillende taken. De taken van een notulist zijn onder te verdelen in drie fasen: voor de vergadering, tijdens de vergadering en na de vergadering. In deze blog besteden we meer aandacht aan de belangrijkste taken binnen deze drie fasen!
Voor de vergadering
Voor de vergadering moet de notulist duidelijke afspraken maken met de voorzitter over wat voor soort verslag van de vergadering gemaakt moet worden. Hierbij moet gedacht worden aan de uitgebreidheid van het verslag en de overige eisen, zoals de manier waarop onderwerp beschreven dient te worden. Daarnaast moet afgesproken worden wie de inhoud van het verslag op welke manier controleert en hoe de verzending en archivering gedaan gaat worden. Tot slot moet een taakverdeling afgesproken worden over de uitnodiging, de agenda, de locatie van de vergadering en de aanmelding/afmelding. De notulist moet van tevoren nadenken over wat voor vergadergroep het is en welke gewoonten daarbij van toepassing zijn. Je moet ervoor kunnen zorgen dat je tegelijkertijd mee kunt praten met de vergadering en kunt notuleren. Deelnemers van de vergadering rekenen erop dat je je eigen standpunten net zo behandeld als die van anderen en in dat opzicht objectief bent.
Tijdens de vergadering
Een notulist moet tijdens de vergadering veel aantekeningen maken. Pas op dat je niet teveel op je eigen geheugen vertrouwd. Als bepaalde informatie niet helemaal duidelijk is, kun je het beste verheldering vragen zodat je het goed in het verslag zet. Zorg dus dat je overal zekerheid over hebt voor je het notuleert en dat je alles goed controleert.
Na de vergadering
Na de vergadering is het zaak dat de notulist het verslag snel en duidelijk uit werkt, waarna het gecontroleerd wordt op fouten en gedeeld wordt met iedereen die het verslag moet hebben. Laat dus niet de aantekeningen te lang liggen, want kort na de vergadering heb je de onderwerpen nog helder in je geheugen. Alles wat niet van belang is voor het verslag kan er nu uitgehaald worden, op deze manier wordt het zo direct en duidelijk mogelijk.
Training notuleren
Learnit biedt een training ‘Notuleren: efficiënt en resultaatgericht’ aan, waarin je leert hoe je de rode draad van een vergadering kunt vastleggen in een verslag. Na de training kun jij met meer zelfvertrouwen aantekeningen omzetten in duidelijke notulen. Klik hier om te lezen over de training of om je direct aan te melden.
